|
Всегда ли Вы успеваете всё, что запланировали? Или же Вам кажется порой, что времени категорически не хватает, и Вы ощущаете себя в цейтноте? Время уходит, утекает, расходуется на ерунду, а важные дела так и остаются несделанными? Если дело обстоит именно так, диагноз ясен - Вы неэффективно организуете своё личное время.
А хотите узнать, как управлял своим временем знаменитый учёный, изобретатель, писатель,
философ и политический деятель Бенджамин Франклин?
Если Вы примете на вооружение эту систему и будете применять эту систему изо дня в день, Вы сможете не терять время понапрасну, будете успевать больше, сможете структурировать свою жизнь и достичь, наконец, тех целей, о которых долго мечтали. И Франклин чаще будет улыбаться Вам зелёной улыбкой.
Не верите? Думаете, слишком хорошо, чтобы быть правдой? А Вы проверьте...
Бенджамин Франклин (1706-1790) - известный американский учёный, изобретатель, писатель,
философ и государственный деятель, эдакий американский Ломоносов. Пятнадцатый ребёнок
в бедной семье, Бен Франклин стал одним из образованнейших и известнейших людей своего
времени благодаря неуемной тяге к знаниям и работе над собой. Он самостоятельно освоил
несколько профессий, изучил французский, испанский, итальянский языки, латынь. В течение
Как он успевал заниматься всеми этими делами сразу? Рассказывают, что он столкнулся с острой нехваткой времени, и тогда он изобрёл систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека. В рамках этого курса я постараюсь кратко изложить суть его системы, чтобы и Вы могли использовать её для управления своим личным временем.
Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» - в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды.
1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
|
Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря - то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Для шестого - служение во имя человечества...
Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.
Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.
2) Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
|
Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё
называют этот этап «выбором Достойной Цели». Например, если
3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
|
Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике блестящим оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.
4) Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
|
Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет...), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.
Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь
высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До
конца 2005 года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности "социология
и политология" - это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых,
я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план
на ближайшие
5) Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
|
Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие
недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана
разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт:
«Окончить Гарвардский Университет», то в краткосрочный план войдут такие
пункты, как «Подать документы в Гарвардский Университет», «Пройти курсы
по подготовке к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от
6) Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на один день.
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
|
Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые
задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например,
задача «Подать документы в Гарвардский Университет» разбивается на такие
подзадачи, как «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить
необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что
документы получены», каждую из которых можно назначить на
Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются
Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами
глобальную цель - привлекает ли она Вас
В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.
Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства - кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.
В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Чтобы пояснить эту мысль на живом примере, приведу список своих задач на сегодня (16 марта 1999 года):
Первая задача является для меня первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над
программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум - завтра, но не позже
Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными - необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если я буду слишком занят и не смогу уделить время этим делам, я могу безболезненно отложить их на завтра.
Вторая, пятая и седьмая задачи являются для меня малозначительными - я могу сколь угодно долго откладывать их без особого ущерба для себя.
В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:
Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.
Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое - времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным.
Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же
Американцы используют специальные ежедневники, позволяющие облегчить использование системы
Франклина. Я не знаю, можно ли найти такие дневники в Вашем
Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей
В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных
под список целей на год (фактически, долгосрочный план -
В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач
на этот период (краткосрочный план -
Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день
(
|
В таблице предусмотрены два специальных столбца - для обозначения приоритета задачи («Пр.») и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?
Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные - буквой «B» и маловажные - буквой «C».
|
Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей,
выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать
Например, в конце рабочего дня моя табличка может выглядеть вот так:
|
Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи
были отменены, так как они были решены без меня,
Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.
В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».
И помните главное - Ваш бизнес может приносить больше денег!